Một bộ hồ sơ dự thầu y tế có thể bị loại không phải do giá cao hay chất lượng vải kém, mà chỉ vì một dòng chữ “thiếu mã hiệu” trong mẫu 10B. Nghe có vẻ nhỏ nhặt, nhưng chính những sai lệch kỹ thuật tinh vi này lại là tín hiệu cho thấy tiêu chí thầu đồng phục đang bị thiết kế lỏng lẻo. Những sai sót này tạo ra các “bẫy” mà ngay cả các nhà thầu có kinh nghiệm cũng dễ mắc phải.
Khi một tiêu chí mua sắm không yêu cầu cụ thể về thông số kỹ thuật, nó đang vô tình khuyến khích sự khai báo mơ hồ. Đây không chỉ là lỗi của người soạn thảo hồ sơ, mà phản ánh đúng điểm yếu trong cách xây dựng bộ tiêu chí đánh giá. Thay vì chỉ nhìn vào số đơn bị loại, chúng ta cần nhìn vào cơ chế đã tạo ra những đơn đó.
Khi hồ sơ bị loại vì ‘nhiều hãng, một vị trí’
Nhà thầu ghi “Dell hoặc HP hoặc Lenovo” cho cùng một đơn vị hàng hóa là lỗi khai báo phổ biến khiến hồ sơ dự thầu y tế bị loại ngay ở bước đánh giá tính hợp lệ. Khi một dòng trong mẫu 10B liệt kê nhiều thương hiệu cho một hạng mục duy nhất, bộ hồ sơ lập tức mất tính rõ ràng. Điều này vi phạm quy định về tính trung thực của thông tin kỹ thuật.
Trong lĩnh vực may mặc, tình huống tương tự xảy ra khi tiêu chí thầu đồng phục không ràng buộc cụ thể loại vải hay xuất xứ. Nếu hồ sơ mời thầu (HSMT) chỉ yêu cầu chung chung, nhà thầu dễ khai báo mập mờ “vải tương đương”. Sự mơ hồ này biến đơn hàng rõ ràng thành một bài toán bất định, khiến bên mời thầu không thể đối chiếu với các thông số kỹ thuật đã đề ra.
Nguyên nhân nằm ở thiết kế tiêu chí
Lỗi khai báo này phản ánh trực tiếp sự thiếu sót trong quá trình xây dựng hồ sơ mời thầu. Khi các tiêu chí mua sắm để hở chỗ cho “nhiều lựa chọn mơ hồ”, hệ quả là tạo ra những điểm nghẽn trong quy trình chấm điểm. Theo Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP, thông tin về thương hiệu, xuất xứ và mã hiệu phải cụ thể. Nếu HSMT không quy định rõ ràng, lỗi này sẽ tiếp tục tái diễn, gây thiệt hại thời gian và nguồn lực cho cả hai phía trong quá trình đánh giá kỹ thuật đồng phục.
Xuất xứ và mã hiệu: hai ‘cửa ải’ quyết định tính hợp lệ
Trong thực tế chấm điểm, việc khai báo sai thông tin về nguồn gốc và mã sản phẩm là nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị từ chối. Theo Luật Đấu thầu 2023 và Nghị định 24/2024/NĐ-CP, nhà thầu phải cung cấp đủ các thông tin: tên hàng, mã hiệu, thương hiệu, nhà sản xuất, xuất xứ và năm sản xuất.
Rào cản từ khai báo thiếu hoặc sai
Nhiều hồ sơ dự thầu y tế gặp lỗi khi liệt kê nhiều xuất xứ cho cùng một lô hàng mà không được HSMT cho phép. Nếu bên mời thầu yêu cầu xuất xứ cụ thể theo nhóm hoặc quốc gia, mọi khai báo không tương ứng đều dẫn đến việc loại hồ sơ. Tương tự, việc ghi “không có mã hiệu” cho sản phẩm thực tế có mã hiệu sẽ bị coi là khai báo thiếu trung thực. Chỉ những sản phẩm may thủ công hoặc OEM thực sự không có mã mới được phép khai báo như vậy kèm giải trình rõ ràng.
Áp dụng vào tiêu chí đồng phục y tế
Đối với đánh giá kỹ thuật đồng phục, các thông số kỹ thuật chính là “mã hiệu” thực tế mà nhà thầu cần khai báo minh bạch. Cụ thể:
- Tiêu chuẩn kháng khuẩn của vải.
- Chỉ số GSM (trọng lượng trên mét vuông) đảm bảo độ bền.
- Năm sản xuất của lô vải.
Nếu tiêu chí thầu đồng phục không bắt buộc yêu cầu các thông tin này, nhà thầu có xu hướng khai báo chung chung. Một bộ tiêu chí mua sắm chặt chẽ sẽ giúp loại bỏ các điểm mơ hồ, bảo vệ cả bên mời thầu và nhà thầu khỏi những lỗi kỹ thuật không đáng có.
Định dạng mẫu 10B: nơi nhiều nhà thầu ‘lọt thố’
Nhiều hồ sơ dự thầu y tế bị loại vì sai sót trong định dạng file khi tải lên hệ thống đấu thầu điện tử. Mẫu 10B là biểu mẫu tiêu chuẩn để khai báo thông tin hàng hóa. Các trường dữ liệu như tên hàng, mã hiệu, thương hiệu, nhà sản xuất, xuất xứ, năm sản xuất, thông số kỹ thuật chính và tài liệu chứng từ phải được điền chính xác theo cấu trúc có sẵn.
Khi upload file Excel lên hệ thống, việc thêm một cột thừa hoặc xóa một dòng không liên quan có thể khiến phần mềm báo lỗi. Hệ thống sẽ coi hồ sơ là không hợp lệ ngay ở bước kiểm tra tính hợp lệ, trước khi hội đồng đi vào đánh giá kỹ thuật. Do đó, dù nội dung đáp ứng đúng yêu cầu về vải hay tiêu chuẩn giặt, hồ sơ vẫn bị loại chỉ vì lỗi định dạng kỹ thuật.
Trong lĩnh vực may mặc, các thông số như loại chỉ, kỹ thuật đường may, hay tiêu chuẩn giặt công nghiệp cần được ghi vào đúng trường cố định trong mẫu 10B. Nếu bên mời thầu không hướng dẫn rõ định dạng dữ liệu mong muốn, nhà thầu dễ mắc lỗi do diễn giải khác nhau. Một lỗi tiêu chí mua sắm thường gặp là tập trung quá nhiều vào nội dung kỹ thuật mà bỏ qua việc chuẩn hóa cách khai báo dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp khi xây dựng tiêu chí thầu
Trong quá trình soạn thảo hồ sơ mời thầu, nhiều bên mời băn khoăn về độ chi tiết của yêu cầu kỹ thuật. Dưới đây là ba tình huống thực tế giúp làm rõ giới hạn và quyền lợi của các bên.
Xuất xứ vải có bắt buộc khai báo không?
Việc yêu cầu khai báo cụ thể nguồn gốc vải giúp đảm bảo chất lượng đạt chuẩn y tế. Khi thiếu thông tin này, hồ sơ dự thầu y tế thường gặp rủi ro bị yêu cầu làm rõ hoặc loại do không đáp ứng điều kiện bắt buộc. Một tiêu chí rõ ràng về xuất xứ vải giảm thiểu các tranh chấp sau này về chất lượng sản phẩm.
Được phép chào ‘tương đương’ không?
Chỉ khi hồ sơ mời thầu cho phép và ghi rõ tiêu chí tương đương cụ thể. Chẳng hạn, nếu quy định GSM và thành phần sợi, nhà thầu mới được đề xuất loại vải tương đương. Không được để tiêu chí mở gây mơ hồ, vì đây là một trong những nguyên nhân gây ra lỗi tiêu chí mua sắm thường gặp, dẫn đến việc chấm điểm thiếu nhất quán.
Làm sao tách bạch đánh giá kỹ thuật và hợp lệ?
Quy trình cần chia rõ hai bước: kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khai báo và đánh giá kỹ thuật về chất lượng sản phẩm. Cách này giúp bảo đảm rằng một lỗi khai báo nhỏ không làm ảnh hưởng đến việc nhận xét đúng giá trị thiết kế và vật liệu của bộ đồng phục. Sự tách bạch này giúp bảo vệ quyền lợi của nhà thầu và tính công bằng trong đánh giá kỹ thuật đồng phục.
Mỗi lần một hồ sơ dự thầu y tế bị loại vì một dòng khai báo sai, đó là dấu hiệu cho thấy bộ tiêu chí thầu đồng phục của bên mời thầu đang để hở một điểm yếu cụ thể. Nếu tiêu chí không quy định rõ ràng về mã hiệu hay xuất xứ, nhà thầu sẽ khai báo mơ hồ. Nếu định dạng dữ liệu không được hướng dẫn chi tiết, lỗi kỹ thuật trên mẫu 10B sẽ là điều khó tránh khỏi.
Chúng ta thường có xu hướng đổ lỗi cho người tham gia đấu thầu khi hồ sơ không đạt yêu cầu. Nhưng thực tế, lỗi tiêu chí mua sắm phản ánh trực tiếp mức độ rõ ràng của bộ tiêu chuẩn mà bên mời thầu đã thiết kế. Một bộ tiêu chí tốt không chỉ chọn được nhà thầu giỏi, mà còn giúp họ không rơi vào bẫy kỹ thuật. Khi các điều kiện về loại vải, chỉ số GSM hay thông số giặt công nghiệp được nêu cụ thể, quá trình đánh giá kỹ thuật đồng phục trở nên công bằng và minh bạch hơn cho cả hai phía.
